Quali sono le differenza tra Event Planner e Wedding Planner ? Delle figure professionali importanti ma ancora poco conosciute.
Negli ultimi anni il settore dell’organizzazione di eventi è in grande crescita e vengono richieste sempre di più figure professionali per organizzare e realizzare al meglio un evento, che sia festa, meeting, matrimonio ecc.
Il termine “organizzatore” indica genericamente colui che pianifica e gestisce eventi e occasioni speciali di qualsiasi tipo, ma si può decidere se organizzare diverse tipologie di evento o specializzarsi in un settore specifico . Uno dei principi che un Event Planner e una Wedding Planner imparano durante un percorso formativo sono gli stessi.
Ad entrambe le figure viene insegnato come seguire e gestire il primo incontro con il cliente e la tipologia di domande da porre per iniziare una potenziale collaborazione.
La figura dell’ Event Planner assume una rilevante importanza per tutti i clienti che hanno particolari richieste nella realizzazione di eventi di ogni tipo. Proprio per questo motivo, il mondo dell’ event planning è ricco di figure sempre più diversificate: Wedding Planner, Wedding Coordinator, Wedding Designer ecc.
Ma accade spesso che il ruolo dell’ Event Planner venga confuso con quello dell’ Event Manager, figure considerate uguali per le loro mansioni. Nonostante le competenze necessarie per svolgere entrambi i ruoli siano molto simili per un caso e per l’altro, è necessario tener presente che si tratta di due mansioni distinte.
Tale confusione non riguarda solo i professionisti ma anche gli stessi clienti che spesso fraintendono i servizi offerti perchè non comunicati adeguatamente .
Per evitare la confusione di scegliere la figura professionale che possa essere utile per realizzare al meglio il vostro evento, in questo articolo vediamo quali sono le differenze tra Event Planner , Event Manager, Wedding Planner :
Che cos’è un Event Planner ?
Questa professione viene inquadrata sotto il titolo di pianificatori di “riunioni e congressi” pertanto è chiaro che un Event Planner ha il compito di favorire ed amplificare sinergie e connessioni che possano incrementare il fatturato del cliente che ha commissionato l’evento.
Per fare ciò è fondamentale avere delle spiccate attitudini personali ed un’ attenzione ai dettagli tipica di chi non lascia nulla al caso.
La differenza tra Event Planner , Event Manager e Wedding Planner nell’ universo dell’event planning è molto vasto: esso comprende tutti i ruoli che si occupano di organizzazione e di pianificazione eventi.
Con questo termine si indicano in generale tutti i professionisti che organizzano eventi di qualsiasi tipo, dalle feste private agli eventi aziendali. Chi ricopre questo ruolo quindi può essere specializzato per un determinato tipo di settore: è il caso ad esempio della Wedding Planner che si occupa di tutta la pianificazione delle nozze, o della Party Planner che si occupa di organizzare feste a tema .
Questa figura interagisce direttamente con il cliente che commissiona il lavoro e dopo aver identificato l’ esigenze del cliente, si occupa principalmente di:
– Definire il progetto e tutte le fasi di sviluppo;
– Elaborare un budget di spesa;
– Selezionare il tema e successivamente il luogo dell’evento;
– Gestire i rapporti con i fornitori esterni;
– Curare l’allestimento degli spazi;
– Coordinare ogni fase durante la realizzazione e lo svolgimento dell’evento.
Perciò tutte le figure professionali che rientrano nel più grande settore dell’event planning seguono ogni aspetto dell’evento e sono a stretto contatto con il cliente
Possiamo dire senz’altro che le qualità di un buon Event Planner includono:
Organizzazione
Ossia la capacità di organizzare ogni fase della pianificazione da un punto di vista logistico che è il presupposto per un evento di successo.
Flessibilità
Per il raggiungimento dell’obiettivo una brava Event Planner deve avere degli orari flessibili . Se necessario non si mangia e non si dorme.
Creatività
Capire le necessità del cliente e sviluppare un evento che sia originale e proporzionato al budget .
Senso degli Affari
L’Event Planner deve interagire con decine di ruoli fondamentali: operai, facchini, fornitori, clienti, sponsor, collaboratori. L’aspetto comunicativo è alla base di ogni attività lavorativa.
Pianificare e realizzare un evento richiede molto impegno, ma quando il risultato supera le aspettative, tutti gli sforzi saranno ampiamente ripagati.
Cosa fa l’event manager ?
A differenza dell’ Event Planner, l’ Event Manager non risponde direttamente al cliente, ma all’ azienda per la quale lavora. In generale, questa figura gestisce il progetto ideato da terzi e affidatogli dall’azienda in cui è inserito. Così il professionista lavora in strutture aziendali: si occupa di fornire tutta l’assistenza necessaria al cliente, ma entro una disponibilità di servizi già stabiliti dall’ impresa.
Le mansioni dell’Event Manager sono:
-Gestione delle prenotazioni all’evento;
-Gestione dei piani di emergenza;
-Gestione delle norme sanitarie e di sicurezza;
-Gestione del personale;
-Monitoraggio dell’evento.
In genere l’ Event Planner e l’ Event Manager lavorano insieme anche se uno risponde ad un proprio cliente e l’altro all’ azienda in cui lavora.
La definizione di queste due figure non è sempre chiara, perché non solo sono uniti tra di loro , ma le responsabilità spesso si accavallano, questo dipende dalle dimensioni dell’evento .
È importante capire le differenze tra queste due figure professionale per determinare i servizi che devono essere forniti. Ad esempio se si offrono servizi di event planning per un evento di grande dimensione, sicuramente lavorerete con un Event Manager che si coordinerà con voi per la gestione del banqueting, il service audio e luci, servizi foto e video ecc.
Come dicevamo, l’ Event Planner può coordinare differenti tipi di eventi ed occasioni, che possono essere privati o aziendali, altri si specializzano in un settore in particolare , come la Wedding Planner specializzata nel coordinamento di matrimoni e ricevimenti . Vorrei sottolineare un elemento importante, sia l’ Event Planner che la Wedding Planner – lo dice la stessa parola- pianificano e organizzano l’evento e non si occupano di allestimenti all’ interno di un evento, quello è il lavoro della Wedding Designer specializzata nell’ideare e pianificare l’immagine dell’evento .
Di cosa si occupa principalmente un Wedding Planner?
La Wedding Planner è una figura professionale qualificata al vostro servizio, 24 h su 24 , pronta a supportarvi, consigliarvi, aiutarvi e a mantenere la calma nel grande giorno.
Seleziona a seconda delle richieste e propone diverse possibilità di location, banqueting, partecipazioni, fotografi ecc. Il tutto nei tempi giusti e con incontri mirati con risparmio di tempo, di soldi e di energie.
Si incarica di svolgere tutto quello che riguarda le pratiche burocratiche, allestimento della chiesa e della location, confezionamento libretti, realizzazione delle bomboniere di matrimonio, cadeaux de mariages, tableau, confettata, briefing e recall fornitori, invio degli inviti di matrimonio agli ospiti, organizzazione dei transfer e degli spostamenti, coordinamento e fil rouge del grande giorno. La Wedding Planner si occuperà inoltre di farvi avere il controllo di ogni singola voce del vostro budget, che verrà quindi mantenuto senza sforare e senza spese inaspettate; sarà un vero punto di riferimento per qualsiasi domanda, dubbio e richiesta sia per voi che per i vostri ospiti prima, durante e dopo il matrimonio.
-Gli aspetti burocratici
Si occuperà prima di tutto della parte burocratica per quanto riguarda i matrimoni di stranieri che non vivono in Italia e che quindi hanno bisogno di un supporto per tutto ciò che riguarda la documentazione per il matrimonio.
-Ricerca e accordi con i fornitori
Il potere di negoziazione di una Wedding Planner nei confronti dei fornitori permette di risparmiare e di evitare errori costosi.
-Gestione del budget a disposizione
L’esperienza della Wedding Planner assicura agli sposi una gamma di fornitori professionisti che rientrino nelle richieste e nel budget che avete prefissato . Le scelte saranno sempre proporzionate a quello che gli sposi intendono investire.
-Sviluppo progetto:
La Wedding Planner sviluppa un progetto scenografico, con un’attenzione particolare ad un tema, un colore , allo stile che gli sposi vogliono dare al loro matrimonio, rendendolo unico. Un matrimonio esclusivo organizzato ad immagine e somiglianza degli sposi .
-Consulenza immagine:
Accompagnare gli sposi nella scelta degli abiti e accessori, dal trucco all’acconciatura.
-Coordinamento e direzione dei fornitori prima e durante il matrimonio
La figura della Wedding Planner per il giorno delle nozze sicuramente fa una grande differenza, perché tutto ciò che dovrebbero fare gli sposi è invece in mano al Wedding Planner. Insieme agli sposi viene definita la time line della giornata dove si delineano i tempi, i momenti più importanti, ecc . Sarà cura della Wedding Planner coordinare tutti i fornitori per fare in modo che tutto vada come desiderano gli sposi, i quali non dovranno far altro che godersi a pieno il loro grande giorno.
Questo è tutto ciò che una Wedding Planner professionista dovrebbe fare durante il periodo di preparativi di matrimonio, una persona di fiducia che vi assisterà quasi full time.
Ma ricordate , la priorità della scelta è solo Vostra !!!